Nonostante viviamo in una società altamente informatizzata, computer, smartphone e tablet non vengono spesso sfruttati appieno e anziché usarli per aumentare la produttività personale, automatizzare e velocizzare attività o svolgere lavori in modo ottimizzato, ci si limita a impiegarli solo per operazioni piuttosto futili come visitare profili Facebook o giocare all’ultima app di successo (vedi Candy Crash e Angry Birds).

Aumentare la produttività grazie alla tecnologia

In questo articolo vi indicheremo 10 modi per aumentare la produttività personale grazie all’uso di strumenti tecnologici e di software informatici.

1) Sfruttare i vantaggi dei documenti elettronici rispetto alla carta

La dematerializzazione e cioè la conversione dei documenti cartacei in formato elettronico è il passaggio preliminare per poter trasportare sui nostri dispositivi elettronici le informazioni che riteniamo fondamentali. Dematerializzazione significa in sostanza usare strumenti tecnologici e programmi per aumentare la produttività e velocizzare l’esecuzione di molti lavori.

Pensa a quanto tempo perdi in ufficio cercando documenti o fogli con appunti fondamentali. Sicuramente è molto più veloce sedersi davanti a un computer, immettere il nome del documento desiderato e concedere alla macchina qualche secondo per la ricerca, piuttosto che cercare in mezzo a pile di faldoni e armadi. Aprendo un documento in formato elettronico potrai anche effettuare operazioni impensabili o complicate da fare sui documenti cartacei, come: trovare istantaneamente una particolare parola o frase, oppure contare il numero di volte che la parola “inferno” è contenuta nella Divina Commedia.

Per conoscere meglio il processo di dematerializzazione, i vantaggi della conversione dei documenti cartacei in formato elettronico e per degli ottimi consigli su come metterla in pratica potrete trovare preziosi consigli nella digital guide di 1&1.

2) Cercare informazioni velocemente

Con Internet è possibile ricercare una quantità impressionante di informazioni (molte più di quelle contenute in un libro o in una biblioteca) in modo istantaneo. Inoltre con l’avvento dei dispositivi mobile come smartphone e tablet è possibile sfruttare Internet anche da qualsiasi luogo, quindi anche in autobus o durante un’escursione in montagna.

Ricerche con Google

Aumentare la produttività – Ricerche con Google

Oltre a poter cercare qualsiasi informazione ci incuriosisca tramite Google o altri motori di ricerca come Bing o DuckDuckGo, esistono moltissimi siti interessanti come Wikipedia, una vera e propria enciclopedia online, oppure blog specialistici dove puoi trovare tutorial su come svolgere le attività più disparate.

Anche YouTube e gli altri siti di streaming video come DailyMotion non contengono solo video musicali o di gossip, ma anche guide e videotutorial. La prossima volta che avrai un problema prova a cercare su Google o su YouTube, probabilmente troverai centinaia di consigli e soluzioni.

Un altro strumento importantissimo è Google Trends, col quale è possibile conoscere quante volte le persone cercano un’informazione su Google o su YouTube e farsi così un’idea sulle tendenze del momento. Queste, poi, possono essere addirittura messe a confronto. Per esempio, cercando le parole “Apple” e “Microsoft” contemporaneamente, potremo conoscere quale tra queste due note aziende informatiche è attualmente quella più sotto i riflettori.

ricerche con Google Trends

Aumentare la produttività – ricerche con Google Trends

3) Comunicare più rapidamente

usare whatsapp per comunicareE’ possibile usare un gran numero di programmi come Whatsapp, o Telegraph, che sfruttando Internet ci consentono di comunicare in tempo reale con persone situate anche in luoghi geografici molto distanti. E’ vero, il telefono fa la stessa cosa ed esiste da molto più tempo, ma questi strumenti funzionano anche quando la persona non è presente dall’altra parte della cornetta per rispondere, recapitandole comunque il messaggio. Inoltre sono gratuiti (si paga solo il contratto Internet), mentre, se per esempio dovessimo telefonare in Australia, il costo della chiamata sarebbe molto salato.

Anche le email sono un ottimo strumento che ci consente di inviare posta elettronica in modo istantaneo e senza costi, al contrario delle lettere cartacee, che ci fanno perdere tempo per recarci alla posta e soldi da pagare per il servizio postale.

4) Condividere e consultare documenti da qualsiasi luogo

Documenti disponibile ovunque grazie al cloud

Aumentare la produttività – Documenti disponibile ovunque grazie al cloud

Grazie a Internet è possibile condividere documenti in rete e consultarli poi in un secondo momento da qualsiasi luogo, con qualsiasi smartphone, tablet o computer.

Strumenti come Dropbox, Google Drive e OneDrive forniscono gratuitamente uno spazio sul cosidetto cloud per immagazzinare documenti, video, libri, film o foto, che poi potremo riscaricare da ovunque. Usandoli si può ad esempio evitare di spendere soldi per comprare chiavette USB o Hard Disk esterni per spostare i documenti elettronici da casa all’ufficio o viceversa.

5) Lavorare a distanza in modo coordinato

Esistono anche strumenti tecnologici e programmi che consentono di lavorare a distanza in modo coordinato sugli stessi progetti.

Un esempio è Google Drive che oltre a permettere la condivisione di documenti in cloud, consente anche a più persone di lavorare nello stesso momento su documenti di testo (simili ai documenti Word) o su fogli di calcolo (simili ai documenti Excell). Un team di persone potrà cosi lavorare insieme anche da casa sullo stesso progetto e vedere in tempo reale le modifiche fatte dagli altri, oppure inviare i propri suggerimenti e consultare uno storico di tutte le modifiche apportate al documento.

Collaborare su uno stesso documento con Google Drive

Aumentare la produttività – Collaborare su uno stesso documento con Google Drive

Esistono inoltre i cosiddetti software di videoconferenza (es. Skype, Google Hangout, Cisco Webex), che consentono di effettuare videochiamate o delle vere e proprie riunioni multimediali a distanza. E’ possibile usarli per svolgere colloqui o meeting aziendali senza la necessità che tutti i partecipanti siano contemporaneamente presenti nello stesso luogo fisico. Questo comporta notevoli risparmi di tempo (le persone non devono perdere tempo per spostarsi per raggiungere gli altri) e di denaro (carburante per lo spostamento, l’azienda potrebbe teoricamente addirittura non avere più la necessità di sedi ed edifici fisici, quindi zero canone di affitto, zero spese di manutenzione, zero spese di corrente elettrica, etc..).

6) Usare software per aumentare la produttività

Ci sono molti programmi per computer e app per smartphone e tablet che consentono di aumentare la produttività.

E’ ampiamente assodato che per studiare o lavorare in modo più proficuo è fondamentale focalizzarsi al massimo sulla propria attività per circa 20-30 minuti e successivamente staccare per 4 o 5 minuti facendo una pausa. Per questo ci sono molti programmi o app come “Pomodairo” (per Windows, Mac e Linux) o “Tomato Timer” (disponibile sul web) o centinaia di app per IOS e Android che ci aiutano ad applicare la cosiddetta “tecnica del pomodoro” per riuscire a lavorare in modo più proficuo. Se non sai cos’è la tecnica del pomodoro leggi questo articolo per saperne di più.

Altro programma molto utile è WorkRave (disponibile su Windows, Mac e Linux), che ci segnala quando è ora di prendere delle pause, durante le quali ci vengono mostrati anche degli esercizi appositi che aiutano a prevenire e recuperare gli infortuni degli arti superiori da lavoro (come il famoso gomito del tennista o tunnel carpale), che sempre più spesso colpiscono le persone che lavorano per troppe ore al computer.

7) Organizzare meglio il proprio lavoro

Se avete bisogno di programmi per organizzare il vostro lavoro c’è veramente l’imbarazzo della scelta. Vediamo alcuni esempi:

  • Software per gestire le proprie ToDo List e per ricordarsi i compiti urgenti da portare a termine (es. Google Keep).
  • Software per prendere note ed appunti rapidamente (es. Evernote) e per poterli consultare da qualsiasi nostro computer, smartphone o tablet.
  • Programmi per organizzare il proprio calendario degli appuntamenti direttamente da internet (es. Google Calendar, o Calendar di Apple per dispositivi Mac o IOS)
  • Programmi per organizzare il lavoro in tempo reale e schedulare i vari task di un progetto (es. Kanbanflow)
collaborare a progetti condivisi con Kanbanflow

Aumentare la produttività – Collaborare a progetti condivisi con Kanbanflow

8) Automatizzare compiti ripetitivi

Uno degli scopi principali per cui sono nati i computer è quello di automatizzare lavori troppo ripetitivi per l’uomo, non stupisce quindi che esistono molti software di questo tipo. Alcuni esempi sono:

  • i software che permettono di automatizzare l’invio massivo di email come Mailchimp. Pensate di dover inviare migliaia di email ai vostri clienti, non sarebbe molto intelligente mettersi a spedirle ad una ad una manualmente
  • i software come Cobian che permettono di automatizzare il backup ovvero il salvataggio di dati elettronici su più dispositivi per non rischiare di perderli. Anche qua, è una vera perdita di tempo doversi ricordare ogni tot. giorni di salvare tutta il contenuto della nostra cartella contenente i film su un nostro hard disk esterno. E cosa succede se ci dimentichiamo di farlo per tanto tempo e il nostro computer si rompe? Molto meglio fare affidamento ad appositi programmi che si “ricordino” per noi di fare backup in modo automatico in determinate date da noi specificate
  • software come Zapier che consentono di integrare insieme centinaia di software e strumenti disponibili su web. Grazie a Zapier ad esempio potrete decidere di delegare al vostro computer il compito di salvare ogni nuova email ricevuta su Gmail su servizi cloud come Dropbox o effettuare migliaia di altre operazioni che richiedono la cooperazione tra più programmi diversi. Se siete curiosi potete visitare il sito ufficiale di Zapier

9) Imparare a usare software che velocizzano operazioni reali

Esistono molti strumenti informatici che ci permettono di eseguire più velocemente operazioni che siamo abituati a svolgere di persona, come recarci alla posta per mandare una raccomandata, in banca o in tabaccheria.

  • La PEC o Posta Elettronica Certificata è un servizio italiano grazie al quale è possibile inviare delle email speciali che hanno lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
  • La firma digitale invece è un altro strumento informatico che ci consente, tramite appositi strumenti digitali di firma, di apporre la nostra firma digitale su un documento elettronico che a quel punto ha lo stesso valore di un documento cartaceo firmato a penna.
  • Quasi tutte le banche che offrono un sito online permettono al loro interno di effettuare ricariche telefoniche o pagamenti di bolli auto (senza perdere tempo ad andare in tabaccheria), oppure di pagare tasse imposte e tributi tramite il modello F24.
  • I vari servizi per la fatturazione elettronica, consentono alle imprese di compilare e gestire le proprie fatture online.

10) Sfruttare i vantaggi di dispositivi per uso professionale

dispositivi tablet ad uso professionaleNegli ultimi tempi stanno cominciando ad apparire moltissimi nuovi device innovativi che rappresentano dei veri e propri ibridi tra i tablet e i computer. Si tratta spesso di dispositivi di fascia alta destinati all’uso professionale. Essi hanno il grande vantaggio di consentire sia la scrittura tramite tastiera sia tramite schermo touch anche per mezzo di apposite penne digitali.

Prendere appunti rapidi, effettuare schizzi di prototipi, calcoli matematici o veri e propri disegni come se si stesse di fronte ad un foglio reale non è più fantascienza. Questi strumenti sono molto utili perché offrono la possibilità di prendere appunti direttamente in formato digitale eliminando del tutto la necessità di convertire gli appunti cartacei in appunti digitali. E’ vero, sono ancora piuttosto costosi, ma possono fungere da telefono, da tablet con funzionalità avanzate vicine a quelle dei computer, da agenda e diario personale, da blocco note e da quaderno multidisciplinare. Insomma, la comodità più grande è che tutto il vostro lavoro e i vostri appunti saranno riunificati in un unico posto.

Ecco un elenco di alcuni di questi nuovi device:

  • IPad Pro (Sistema Operativo IOS)
  • Galaxy Note Pro 10′ (Sistema Operativo Android)
  • Galaxy Note Pro 12.2′ (Sistema Operativo Android)
  • Microsoft Surface Pro 4 (Sistema operativo Microsoft Windows)
  • HP Pro Slate 12 (Sistema Operativo Android)
Previous post

Come eliminare Zingload

Next post

Come eliminare Youndoo

Matteo Veroni

Matteo Veroni

Laureato in Informatica, lavora come Consulente IT ed i suoi interessi principali sono la programmazione, internet e le nuove tecnologie. Oltre ad essere uno dei founder di Infoeinternet, ricopre i ruoli di Webmaster e di Blogger.

www.matteoveroni.com